Szanowni Państwo,

w związku z tym, iż od dnia 25 maja 2018 r. należy stosować rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: RODO), w dbałości o bezpieczeństwo Państwa danych osobowych wskazujemy, iż wdrożyliśmy wszelkie organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa wynikające z RODO. W celu zapoznania Państwa z celami i sposobami przetwarzania Państwa danych osobowych, poniżej przesyłamy klauzulę informacyjną i uprzejmie prosimy o zapoznanie się z jej treścią.

1. Administratorem Danych Osobowych jest Izabela Tymińska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą „Izabela Tymińska VETRO” z siedzibą w Sopocie, Al. Niepodległości 809A, 81 – 801 Sopot, e – mail: info@vetro–shipping.pl (dalej jako: Administrator).

2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia przez nas działalności gospodarczej polegającej świadczeniu usług z zakresu najmu placów lub powierzchni biurowych, spedycji
i transportu międzynarodowego, charteringu, agencji statkowej oraz terminalu przeładunkowego, przy czym wykonywanie zleceń otrzymanych od naszych klientów następuje często za pośrednictwem podwykonawców oraz osób przez nich zatrudnionych:

a. jeżeli są Państwo przedsiębiorcami prowadzącymi działalność gospodarczą:

Państwa dane są przez nas przetwarzane w celu realizacji zawartej między nami umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO) nie wykluczamy również, iż Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celach realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którymi są:

  1. czynności towarzyszące realizacji umów i zleceń, w szczególności przekazywanie informacji dotyczących zlecenia lub umowy i podmiotów je wykonujących: klientom początkowym, końcowym lub podwykonawcom,
  2. ewentualne dochodzenie wierzytelności i ochrona praw,
  3. ochrona mienia i tajemnicy przedsiębiorstwa przez Administratora za pomocą monitoringu wizyjnego,

Państwa dane mogą być przetwarzane również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze) – np. przekazanie danych do urzędów, wystawianie faktur VAT,

Państwa dane osobowe zostały przez nas pozyskane z umów, zleceń, zapytań handlowych, ofert handlowych, giełd transportowych, publicznych rejestrów (CEIDG),

przetwarzamy następujące kategorie Państwa danych osobowych: dane kontaktowe, dane niezbędne do rozliczeń i fakturowania, numery identyfikacyjne (NIP, REGON), a w niektórych przypadkach numer rejestracyjny pojazdu (w zakresie w jakim niezbędna jest „preawizacja” towaru lub kierowcy).

b. jeżeli są Państwo osobami zatrudnionymi przez przedsiębiorcę lub osobami działającymi w jego imieniu:

Państwa dane osobowe są przez nas przetwarzane w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy nami, a przedsiębiorcą, w którego imieniu Państwo działają na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przy czym tym uzasadnionym interesem jest:

  1. zapewnienie możliwości wykonania umowy zawartej między Administratorem,
    a przedsiębiorcą, w imieniu którego Państwo działają, a Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania tej umowy,
  2. ewentualne dochodzenie wierzytelności przeciwko przedsiębiorcy i ochrona praw,
  3. ochrona mienia i tajemnicy przedsiębiorstwa Administratora za pomocą monitoringu wizyjnego,

jeżeli nie przekazywali Państwo nam swoich danych to oznacza, iż zostały przez nas pozyskane z umów, zleceń, zapytań handlowych, ofert handlowych, giełd transportowych lub bezpośrednio od przedsiębiorcy, w imieniu którego Państwo działają. Państwa dane mogły zostać również pozyskane z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS), jeżeli Państwa umocowanie do działania w imieniu przedsiębiorcy zostało ujawnione w takim rejestrze,

przetwarzamy następujące kategorie Państwa danych osobowych: służbowe dane kontaktowe, tj. imię i nazwisko, adres e – mail, numer telefonu.

  1. Odbiorcami danych osobowych mogą być instytucje upoważnione z mocy prawa, pracownicy, współpracownicy, kontrahenci i klienci Administratora, o ile jest to niezbędne dla realizacji zawartych umów, zleceń lub prawnie uzasadnionych interesów Administratora, podmioty świadczące usługi ochrony mienia, obsługi i konserwacji monitoringu wizyjnego, dostawca serwera pocztowego, hostingodawca, dostawca usług chmurowych, podmiot świadczący usługi IT, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie, podmioty świadczące usługi prawne i windykacyjne.
  2. Dane osobowe w założeniu nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, jednakże nie możemy wykluczyć, iż realizacja konkretnego zlecenia lub umowy będzie wymagała przekazania danych osobowych do krajów spoza UE lub EOG, w takim przypadku zostaną Państwo o tym poinformowani.
  3. Dane osobowe będą przechowywanie przez okres niezbędny do realizacji umów i zleceń oraz realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, a dane rozliczeniowe będą przechowywane przez okres 5 lat liczonych od zakończenia roku, w którym dokonano rozliczenia. Dane z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres 30 dni.
  4. Mają Państwo prawo: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych osobowych. Realizacja wymienionych powyżej praw może być ograniczona przepisami prawa.
  5. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w każdym momencie cofnięta. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przed jej cofnięciem.
  6. Podanie danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym i jest ono dobrowolne, jednakże Państwa dane osobowe są niezbędne dla realizacji umów oraz zleceń, a ich niepodanie lub niewyrażenie zgody na ich przetwarzanie może uniemożliwić realizację zlecenia lub kontynuowanie współpracy z Państwem lub z przedsiębiorcą, w imieniu którego Państwo działają.
  7. Jeżeli w Państwa opinii przetwarzanie danych osobowych następuje niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  8. Dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
  9. W przypadku, gdy Administrator będzie chciał wykorzystać dane osobowe w celu innym, niż cel, w którym zostały one przekazane lub zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem Administrator poinformuje Państwa o tym innym celu i udzieli wszelkich wymaganych prawem informacji.

c. Przetwarzanie danych osobowych najemców i ich pełnomocników oraz pracowników.

Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia przez Administratora działalności gospodarczej polegającej świadczeniu usług z zakresu wynajmowania przedsiębiorcom powierzchni i lokali biurowych:

  1. jeżeli zawarli Państwo umowę najmu z Administratorem:

a) Państwa dane są przez nas przetwarzane w celu realizacji zawartej między nami umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO) nie wykluczamy również, iż Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celach realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym są:

    • czynności towarzyszące realizacji umów, w szczególności przekazywanie informacji podmiotom uczestniczącym w świadczeniu usług przez Administratora,
    • ewentualne dochodzenie lub ochrona praw Administratora,
    • ochrona mienia i tajemnicy przedsiębiorstwa za pomocą monitoringu wizyjnego,

b) Państwa dane mogą być przetwarzane również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze) – np. przekazanie danych do urzędów, wystawianie faktur VAT,

2. jeżeli są Państwo osobami zatrudnionymi przez podmiot, który zawarł z Administratorem umowę najmu lub są Państwo osobami działającymi w jego imieniu:

  1. Państwa dane osobowe mogą być przez nas przetwarzane w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy nami, a przedsiębiorcą, w którego imieniu Państwo działają – w takim przypadku przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym są:
  • zapewnienie możliwości wykonania umowy zawartej między nami, a podmiotu, w imieniu którego Państwo działają, a Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania tej umowy (np. umożliwienia dostępu do przedmiotu najmu, przekazanie faktury VAT),
  • ewentualne dochodzenie wierzytelności przeciwko przedsiębiorcy,
  • ochrona mienia i tajemnicy przedsiębiorstwa Administratora za pomocą monitoringu wizyjnego,
    1. jeżeli nie przekazywali Państwo nam swoich danych to oznacza, iż zostały one pozyskane z umów najmu lub bezpośrednio od podmiotu, w imieniu którego Państwo działają,
  • możliwe jest przetwarzanie następujących kategorii Państwa danych osobowych: dane kontaktowe, takie jak: imię i nazwisko, adres e – mail, numer telefonu.

b) Odbiorcami danych osobowych mogą być instytucje upoważnione z mocy prawa, podmiot świadczący usługi ochrony mienia, podmiot świadczący usługi w zakresie zabezpieczenia dostępu do budynku i konserwacji tego systemu (zabezpieczenie kodem dostępu do pomieszczeń), podmiot świadczący usługi z zakresu obsługi i konserwacji systemu monitoringu wizyjnego, podmiot świadczący usługi IT, podmiot świadczący usługi księgowe, odbiorcami danych może być też dostawca serwera pocztowego (w przypadku komunikacji za pomocą e – mail) oraz dostawca serwera chmurowego, w przypadku przetwarzania danych w związku z dochodzeniem lub ochroną praw, dane mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym usługi prawne lub windykacyjne.

c) Dane osobowe w założeniu nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, jednakże nie możemy wykluczyć, iż realizacja konkretnego zlecenia lub umowy będzie wymagała przekazania danych osobowych do krajów spoza UE lub EOG, w takim przypadku zostaną Państwo o tym poinformowani.

d) Dane osobowe będą przechowywanie przez okres niezbędny do realizacji umów oraz realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, a dane rozliczeniowe będą przechowywane przez okres 5 lat liczonych od zakończenia roku, w którym dokonano rozliczenia. Dane z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres 30 dni.

e) Mają Państwo prawo: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych osobowych. Realizacja wymienionych powyżej praw może być ograniczona przepisami prawa.

f) W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w każdym momencie cofnięta. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przed jej cofnięciem.

g) Podanie danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym – są one podawane dobrowolnie. Państwa dane osobowe są niezbędne dla realizacji umów, a ich niepodanie może uniemożliwić lub utrudnić realizację umowy.

h) Jeżeli w Państwa opinii przetwarzanie danych osobowych następuje niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

i) Dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

j) W przypadku, gdy Administrator będzie chciał wykorzystać dane osobowe w celu innym, niż cel, w którym zostały one przekazane lub zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem Administrator poinformuje Państwa o tym innym celu i udzieli wszelkich wymaganych prawem informacji.

d. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy.

a) dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji:

  • dane osobowe w zakresie wymienionym w art. 221 1 Kodeksu Pracy, tj. imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia będą przetwarzane na podstawie art. 221 § 1 Kodeksu Pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej jako: „RODO”), tj. podjęcie działań przed zawarciem umowy,
  • inne dane, w tym dane kontaktowe oraz wizerunek będą przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać odwołana w każdym czasie,
  • jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane szczególnych kategorii (wrażliwe) konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Podstawą przetwarzania w odniesieniu do takich danych będzie art. 9 ust. 2 lit. a RODO,

b) Administrator będzie przetwarzał dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników, jeżeli została na to wyrażona zgoda, która może zostać odwołana w dowolnym czasie,

c) w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody, istnieje możliwość cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można cofnąć pisemnie w postaci oświadczenia o cofnięciu zgody w formie zwykłej pisemnej lub drogą elektroniczną w formie wiadomości e-mail,

d) podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w rekrutacji,

e) dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystywane danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, dane będą wykorzystywane przez okres 1 roku,

f) przewidywane kategorie odbiorców danych: dostawca serwera (skrzynka e – mail), podmioty świadczące usługi kadrowe, dostawca aplikacji chmurowych, podmiot świadczący usługi IT,

g) dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych,

h) kandydatowi do pracy przysługuje prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych.

i) kandydat do pracy ma prawo w dowolnym momencie wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

j) dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą one podlegały profilowaniu.

e. Monitoring

a) dane osobowe przetwarzane są w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie zakładu Administratora, ochrony mienia Administratora, zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa przed jej ujawnieniem osobom trzecim, kontroli pracy osób zatrudnionych przez Administratora,

b) przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie: 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. w celach wynikających prawnie uzasadnionego interesu Administratora), którymi są: ochrona mienia, tajemnicy przedsiębiorstwa i kontrola procesu produkcji oraz toku świadczenia usług przez Administratora za pomocą monitoringu wizyjnego,

c) odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi IT lub ochrony mienia, podmioty obsługujące i konserwujące system monitoringu wizyjnego, a przetwarzanie danych przez te podmioty następować będzie w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia tychże usług,

d) dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych,

e) dane osobowe będą przechowywanie przez okres 30 dni, a w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu lub powzięto wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania nagrania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia takiego postepowania,

f) osoba, której dane osobowe dotyczą ma prawo: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych osobowych. Realizacja wymienionych powyżej praw może być ograniczona przepisami prawa,

g) każda osoba, która uzna, że przetwarzanie jej danych następuje niezgodnie z prawem, ma prawo w dowolnym momencie wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

h) dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania,

i) podanie danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy, jednakże ze względu na stosowanie monitoringu na terenie całego zakładu ADO, wejście na ten teren wiąże się automatycznie z zarejestrowaniem obrazu przez kamerę.

Skontaktuj się z nami aby uzyskać ofertę. Odpowiemy na wszystkie pytania.

Jesteśmy do Państwa dyspozycji 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu.